ERP implementation

ERP: Mengapa Harus Mengurangi Custom Developments?

Sebagai IT konsultan, kami menawarkan jasa custom development untuk menyesuaikan Odoo ERP dengan kebutuhan client. Tentunya kami menawarkan jasa tersebut dengan senang hati karena dapat menambah penghasilan dari setiap pekerjaan tambah/kurang tersebut. Namun, sebagai official Odoo partner yang sudah memiliki banyak pengalaman implementasi Odoo, kami tahu persis bahwa custom development tidak selalu baik bagi client kami, dan bahkan seringkali harus dihindari.

Mengapa Harus Mengurangi Custom Developments?

Bagi para customer, custom development cenderung riskan, karena menambah biaya dan memperlambat waktu penyelesaian proyek. Custom development juga menimbulkan ‘technical debt’ atau hutang secara teknis, yang harus dibayar beberapa tahun kemudian, baik dalam bentuk maintenance ataupun upgrade costs. Perkiraan ‘Technical debt’ biayanya kurang-lebih bisa mencapai 25% dari total development cost per tahun: ~17% dari maintenance dan ~8% dari upgrade.

Odoo Indonesia Custom Development

Setiap permintaan custom development memang kelihatannya simple dan affordable. Namun banyak dari kita tidak sadar bahwa setiap penambahan custom membuat project complexity proyek berkembang secara exponential, bukan secara linear. Anda mungkin ingin menyelesaikan sebuah masalah melalui permintaan custom tersebut, namun bukankah lebih baik jika anda men-standarisasi alur proses bisnis perusahaan dan menyesaikan implementasi proyek 2x lebih cepat dan 2x lebih murah?

Bagaimana cara menentukan mana saja permintaan yang memerlukan custom development?

Sebagai konsultan Odoo, kami memiliki prioritas yang sama dengan customer: waktu dan budget. Kami selalu berusaha agar implementasi proyek dapat selesai secepatnya dengan biaya seminimal mungkin. Mungkin seringkali ini berarti beberapa permintaan custom harus di-scope-out agar proyek berjalan dengan sukses. Lalu, bagaimana cara menentukan mana saja permintaan yang perlu di-scope out dan mana yang diprioritaskan/dikerjakan? Ada 4 pertanyaan yang dapat membantu anda menentukan prioritas custom:

  1. Apakah custom development benar-benar diperlukan?
  2. Misalnya, anda memiliki website dan tidak mau mengganti website tersebut karena biaya yang dikeluarkan untuk men-develop website lama sudah cukup besar. Lalu, anda mengajukan permintaan integrasi antara Odoo dan website tersebut.

    Pertama, anda harus check apakah Odoo sudah menyediakan integrasi untuk website tersebut. Odoo menyediakan integrasi untuk website populer seperti Magento dan Opencart, contohnya.

    Jika jawabannya adalah tidak, kedua, anda harus menentukan, apakah integrasi/custom ini akan bertahan lama? Integrasi merupakan pekerjaan teknis yang memerlukan waktu dan sering kali membutuhkan development baik sisi Odoo maupun existing software. Jika custom ini hanya dibutuhkan sementara sampai anda bisa memindahkan semua data anda ke Odoo dari website yang sudah ada, custom lebih baik tidak dilakukan.

    Dalam hal ini, saya menyarankan agar anda launch terlebih dahulu tanpa integrasi dengan website yang sudah ada, coba Odoo selama 3 bulan, baru setelah itu diputuskan apakah permintaan anda itu benar-benar diperlukan.

    Dalam hal change management, kami menyarankan untuk launch secara berkala, jangan langsung sekaligus. Schema launch berkala ini sangat memungkinkan karena Odoo yang sifatnya modular: 1/ Custom untuk hal-hal yang benar-benar diperlukan agar business dapat ber-operasi 2/ Fitur lain untuk meningkatkan efisiensi kerja. Pada kenyataannya, prioritas anda pasti akan berubah sesudah software launch:

    • Saat software mulai digunakan, customer baru sadar bahwa ada permintaan custom baru yang lebih penting.
    • Setelah software mulai digunakan, mindset customer berubah karena sudah lebih memahami cara kerja Odoo. Beberapa ide lama bahkan sudah dirasa tidak perlu setelah pemahaman mengenai Odoo meningkat.

    Odoo Indonesia Custom Development

  3. Apakah biaya maintenance & development untuk custom tersebut sesuai dengan ekspektasi?
  4. Kedua, anda harus dapat mengevaluasi biaya dari permintaan custom tersebut. Seringkali, client hanya melihat custom development sebagai biaya insidentil (one-shot development cost) tanpa memperhitungkan waktu dan biaya yang sesungguhnya diperlukan. Kenyataannya biaya dan waktu yang dikeluarkan bisa 2x atau 3x lipat karena harus memperhitungkan faktor seperti waktu untuk testing, bugs, proyek yang tertunda, manual book yang harus disesuaikan karena fitur tidak standard, maintenance, dan upgrade untuk 5 tahun kedepan.

    Odoo Indonesia Custom Development

  5. Apakah benefit yang didapat sesuai?
  6. Contoh, sebuah perusahaan konstruksi A membutuhkan sebuah custom pada module Project. Ketika SO di confirm, diinginkan supaya task otomatis terbentuk pada Project berdasarkan product, customer & lokasi pada SO tersebut.

    Waktu anda memiliki sebuah ide untuk permintaan custom, hal yang pertama kali harus anda pikirkan adalah volume: Berapa jumlah proyek yang diterima per bulannya?

    Contoh perusahaan A menerima 10 proyek per bulan. Mungkin anda hanya memerlukan waktu 10 menit untuk create dan update task dengan cara duplicate dan update project template. Lalu, apakah custom ini benar-benar perlu hanya untuk menghemat 2 jam tiap bulannya? Tentu tidak, karena fitur ini memerlukan waktu 10 hari kerja dan 25% dari 10 hari kerja tiap tahunnya.

    Odoo Indonesia Custom Development

  7. Apakah tujuan dapat dicapai menggunakan solusi alternative lainnya?
  8. Misal, gudang pada perusahaan manufacturing B menggunakan handheld scanner device dengan screen resolution yang cukup unik, 320 x 568 px, sehingga memerlukan custom development agar tampilan Odoo sesuai dengan screen resolution tersebut.

    Jika melakukan custom tampilan, memang hanya memakan waktu sekitar 3-4 hari kerja, namun solusi ini tidak tahan lama karena OS handheld scanner tersebut tidak akan disupport oleh windows 2-3 tahun kedepan, sehingga harus membeli scanner device yang baru yang harganya sekitar 2000USD per device. Solusi alternative yang tahan lama atau future-proof adalah mengganti hardware tersebut dengan tablet & scanner yang baru. Selain tampilan Odoo dapat menyesuaikan, user mendapatkan interface yang jauh lebih besar dan user-friendly. Hardware juga tidak perlu diganti dalam jangka waktu yang cukup panjang. Memang memerlukan biaya yang lebih mahal di depan, namun solusi alternative ini dapat menghemat banyak biaya dimasa depan (hardware upgrade & software upgrade).

    Odoo Indonesia Custom Development

One thought on “ERP: Mengapa Harus Mengurangi Custom Developments?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *