Kesalahan Umum dalam Procurement Software House & Cara Menghindarinya
Mengadakan kerjasama dengan vendor software house bukan perkara sepele. Baik untuk sistem ERP, aplikasi web/mobile, maupun solusi custom, keputusan ini sangat menentukan keberhasilan proyek dan efisiensi biaya jangka panjang. Maka dari itu, proses procurement software house harus dilakukan secara sistematis, terstruktur, dan berdasarkan analisa matang, bukan berdasarkan tebakan atau “asal pilih.” Di bawah ini Anda akan menemukan tahapan procurement, kriteria evaluasi vendor, serta tips agar Anda bisa mengambil keputusan yang tepat.
Pentingnya Procurement Vendor Yang Tepat
Seringkali, perusahaan bekerjasama dengan vendor hanya berdasarkan rekomendasi atau penawaran terbaik, tanpa proses evaluasi atau due-diligence yang cukup. Namun hal ini berisiko — mulai dari kualitas buruk, biaya over budget, hingga proyek gagal.
Dengan panduan procurement yang benar, Anda bisa:
- Membandingkan vendor secara objektif berdasarkan kriteria — bukan sekadar harga.
- Mengurangi risiko vendor-lock, kegagalan implementasi, atau konflik di tengah jalan.
- Memastikan vendor punya kapasitas teknis, reputasi, dan pengalaman yang sesuai kebutuhan.
- Memiliki dokumentasi dan fondasi kontrak yang jelas, sehingga proyek dan deliverable bisa diukur dan dipertanggung-jawabkan.
Dengan demikian, procurement menjadi tahap strategis, bukan sekadar formalitas administratif.
Tahapan Procurement Software House
Berikut ini tahapan ideal yang sebaiknya Anda jalankan ketika akan procurement vendor software house:
a) Identifikasi Kebutuhan & Spesifikasi Proyek
Langkah awal adalah merumuskan dengan jelas: apa tujuan Anda, fitur apa yang dibutuhkan, jenis aplikasi (web / mobile / ERP / custom), timeline, budget, dan aspek kualitas yang diharapkan. Seperti disarankan oleh panduan vendor selection: “define business and technical requirements” terlebih dahulu.
Dengan dokumen kebutuhan yang jelas, Anda bisa lebih mudah mengevaluasi vendor dan menghindari komunikasi yang gagal (mis-understanding).
b) Buat Daftar Kriteria & Checklist Vendor (Must-Have vs Nice-to-Have)
Sebelum mencari vendor, siapkan kriteria evaluasi. Ini termasuk aspek seperti: pengalaman & portofolio, reputasi & testimoni klien, keahlian teknis, tim internal (bukan freelance/subkontraktor), legalitas perusahaan, komunikasi & transparansi, fleksibilitas, dan support setelah project selesai.
Selain itu, susun apakah ada fitur “non-negotiable” (deal-breakers) — misalnya kemampuan integrasi, standar keamanan, dokumentasi, SLA, atau garansi pemeliharaan.
c) Shortlist Vendor Potensial & Minta Proposal / Request for Proposal (RFP)
Setelah kriteria siap, cari vendor potensial, bisa melalui referensi, marketplace, atau daftar software house terpercaya. Kemudian kirim RFP yang berisi detail kebutuhan, deliverable, timeline, ekspektasi kualitas, SLA, dan persyaratan legal.
Pendekatan ini akan menyaring vendor yang tidak sesuai sejak awal, menghemat waktu dan tenaga.
d) Evaluasi Proposal & Lakukan Due Diligence
Bandingkan proposal secara sistematis: bukan hanya dari segi biaya, tetapi juga kematangan teknis, portofolio relevan, tim internal, dokumentasi, roadmap, serta referensi klien sebelumnya.
Jika memungkinkan, lakukan demo atau proof-of-concept (PoC) kecil agar Anda bisa mengevaluasi kualitas kode, proses kerja, komunikasi, serta kesesuaian tim dengan kebutuhan Anda.
e) Negosiasi & Teken Kontrak dengan Ketentuan Jelas
Setelah memutuskan vendor, pastikan kontrak menyertakan ruang lingkup (scope), deliverable, timeline, hak kekayaan intelektual (ownership), SLA, pasca-peluncuran (maintenance, bugfix, update), jaminan kualitas, serta mekanisme exit/migrasi jika proyek dihentikan.
Kontrak yang baik akan melindungi Anda dari risiko biaya tambahan, vendor-lock, dan konflik di masa depan.
f) Onboarding & Kick-off Proyek, Disertai Governance & Monitoring
Selanjutnya, jalankan proses onboarding: perkenalkan tim, tetapkan komunikasi rutin, milestone, manajemen proyek yang jelas, dokumentasi, serta metode kontrol mutu. Pastikan juga penggunaan alat manajemen proyek, version control, dan komunikasi transparan.
Dengan governance yang baik, proyek berjalan terstruktur, dan peluang sukses lebih tinggi.
g) Evaluasi Pasca-Implementasi & Review Vendor Performance
Setelah aplikasi diluncurkan, lakukan evaluasi: apakah sesuai kebutuhan awal, apakah ada bug, kemudahan pemeliharaan, support vendor setelah go-live, serta kepuasan tim internal. Jika vendor memenuhi ekspektasi, pertimbangkan hubungan jangka panjang; jika tidak — catat pelajaran untuk procurement berikutnya.
Dengan langkah ini, Anda membangun proses procurement yang berulang, terukur, dan lebih matang dari waktu ke waktu.
Kriteria Penting Saat Memilih Software House
Tidak semua software house sama. Berikut kriteria utama yang harus Anda perhatikan untuk membedakan vendor bagus dari sekadar penawaran menarik:
| Kriteria | Kenapa Penting |
| Portofolio & pengalaman relevan | Vendor yang sudah menangani proyek serupa lebih paham kebutuhan domain, risiko, dan alur kerja. |
| Tim internal & stabilitas sumber daya | Hindari vendor yang mengandalkan subkontrak acak — tim internal berarti konsisten dan bertanggung jawab. |
| Komunikasi & transparansi | Proyek IT sukses sangat tergantung komunikasi efektif, mitigasi risiko, dan koordinasi. |
| Kelengkapan layanan (analisis, desain, pengembangan, testing, maintenance) | Vendor full-service memungkinkan integrasi end-to-end, tidak sekadar coding. |
| Kejelasan legalitas & kontrak | Untuk perlindungan hukum, kepemilikan kode, dan jaminan support jangka panjang. |
| Kemampuan teknis & adaptasi terhadap teknologi terbaru | Teknologi terus berkembang — vendor harus bisa mengikuti agar sistem Anda tidak cepat usang. |
| Kemampuan scaling & fleksibilitas saat proyek membesar | Saat kebutuhan Anda berkembang, vendor harus bisa menambah resource, fitur, atau maintenance. |
Kesalahan Umum dalam Procurement & Cara Menghindarinya
Banyak perusahaan gagal — bukan karena vendor buruk — tetapi karena proses procurement tidak benar. Berikut beberapa kesalahan umum dan cara mencegahnya:
- Mengutamakan harga termurah saja. Risiko: kualitas rendah, tim kurang kompeten, hasil tidak sesuai ekspektasi. Sebaiknya bandingkan total value (keahlian + layanan + support), bukan sekadar biaya.
- Tidak mendefinisikan kebutuhan dengan jelas. Tanpa requirement detail, vendor bisa menafsirkan berbeda — berakibat pada deliverable yang meleset.
- Tidak melakukan due-diligence / referensi. Kadang testimoni di website bisa menipu — penting hubungi klien sebelumnya atau lihat portofolio nyata.
- Tidak membuat kontrak komprehensif. Tanpa kontrak jelas: scope, hak kekayaan, SLA, dukungan purna-jual — bisa sulit klaim jika terjadi masalah.
- Tidak menetapkan governance proyek & monitoring. Proyek bisa melebar (scope creep), deadline tertunda, atau kualitas menurun.
Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, Anda meningkatkan peluang keberhasilan proyek dan meminimalkan risiko.
Manfaat dari Proses Procurement yang Baik
Jika dilakukan dengan benar, berikut manfaat nyata yang bisa Anda dapatkan:
- Vendor yang sesuai kebutuhan dan kompeten — mengurangi risiko proyek gagal atau belanja sia-sia.
- Proyek lebih terstruktur, tepat waktu, dan deliverable sesuai ekspektasi — mempermudah perencanaan dan anggaran.
- Kemudahan maintenance & evolusi sistem karena dokumentasi, kode, dan layanan purna-jual jelas.
- Relasi jangka panjang dengan vendor: bisa jadi mitra strategis, bukan hanya pelaksana proyek satu kali.
- Transparansi, akuntabilitas, dan kontrol terhadap kualitas — penting untuk keamanan data dan stabilitas operasional.
Penutup
Procurement software house adalah proses penting dan strategis — bukan sekadar administratif. Dengan mengikuti panduan ini, Anda bisa menjadikan procurement sebagai investasi yang matang: dari identifikasi kebutuhan, evaluasi vendor, negosiasi kontrak, hingga implementasi dan monitoring.
Sebagai perusahaan atau tim yang ingin membangun aplikasi, sistem ERP, atau solusi perangkat lunak — lakukan procurement dengan cara cerdas, sistematis, dan penuh pertimbangan. Karena pilihan vendor hari ini, bisa berdampak jangka panjang pada performa bisnis Anda.
Semoga panduan ini membantu Anda menjalankan procurement software house dengan lebih bijak dan mendapatkan hasil terbaik.
