Cara Membuat Invoice di Odoo: Langkah Cepat Tanpa Repot
Apakah Anda pernah merasa kerepotan saat harus membuat invoice secara manual sambil memeriksa stok barang dan menyiapkan pengiriman? Bagi banyak pemilik bisnis retail (penjualan barang), proses ini kerap menjadi tantangan sehari-hari. Pembuatan faktur manual yang terpisah dari sistem inventory rawan kesalahan dan memakan waktu, terutama jika tim penjualan dan gudang harus mencocokkan data secara manual. Odoo hadir sebagai solusi ERP terintegrasi yang menyederhanakan proses tersebut. Dengan platform ini, pembuatan invoice bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan otomatis terhubung dengan modul bisnis lain seperti Sales dan Inventory. Tak heran Odoo telah digunakan oleh lebih dari 13 juta pengguna di seluruh dunia, termasuk perusahaan besar seperti Toyota Material Handling di Eropa yang sukses meningkatkan efisiensi distribusinya dengan Odoo. Bila Anda tertarik dengan teknologi ERP untuk mempermudah operasional bisnis, panduan berikut akan menjelaskan cara membuat invoice di Odoo secara navigational (step-by-step) lengkap, disertai tips optimalisasi agar proses penagihan semakin lancar.
Mengapa Memilih Odoo untuk Pembuatan Invoice?
Odoo menawarkan sejumlah keunggulan yang menjadikannya solusi ideal untuk mengelola invoice bisnis Anda. Berikut beberapa alasan utama memilih Odoo:
Terintegrasi dengan Modul Lain
Salah satu nilai lebih Odoo adalah integrasi antar modul yang kuat. Data penjualan, stok, dan akuntansi saling terhubung, sehingga mengurangi kerja manual dan risiko salah input. Sebagai contoh, ketika invoice penjualan barang dikonfirmasi, Odoo dapat otomatis membuat Delivery Order (DO) di modul Inventory untuk penyiapan pengiriman barang. Alur terintegrasi ini mencegah miskomunikasi antara tim penjualan dan gudang, karena semua informasi (pesanan, faktur, pengiriman) tercatat dalam satu sistem terpadu.
Digunakan Secara Luas dan Terpercaya
Odoo merupakan software open-source yang sudah teruji dan dipakai secara luas di berbagai industri. Populasinya yang besar menunjukkan platform ini andal dan terus berkembang berkat komunitas global. Menurut data resmi, Odoo digunakan oleh lebih dari 13.000.000 pengguna di seluruh dunia. Banyak perusahaan ternama mempercayakan ERP mereka pada Odoo – contohnya, Toyota Material Handling berhasil meningkatkan manajemen distribusi di Eropa dengan mengimplementasikan Odoo ERP. Reputasi dan basis pengguna yang besar ini menambah keyakinan bahwa Odoo merupakan pilihan aman untuk bisnis Anda.
Mendukung Kebutuhan Lokal maupun Global
Bagi Anda yang berbisnis di Indonesia atau memiliki operasi lintas negara, Odoo mampu memenuhi kebutuhan lokal sekaligus global. Aplikasi ini mendukung aturan pajak dan mata uang berbagai negara. Faktanya, Odoo mendukung regulasi faktur di 160+ negara (termasuk e-Faktur Indonesia, PPN, dll). Artinya, Anda dapat membuat invoice sesuai standar hukum setempat tanpa perlu khawatir melakukan penyesuaian manual. Dukungan multi-currency juga tersedia, sehingga penerbitan faktur dalam mata uang asing pun menjadi sederhana.
Mudah Digunakan (User-Friendly)
Antarmuka Odoo dirancang agar user-friendly dan memudahkan pengguna awam sekalipun. Semua elemen penting pada faktur dapat terisi otomatis dari data yang sudah ada di sistem (misalnya detail pelanggan, produk, pajak), sehingga membuat invoice nyaris cukup dengan “satu klik” saja. Proses pembuatan faktur yang singkat ini tentu menghemat waktu tim Anda. Selain itu, Odoo menyediakan aplikasi mobile, memungkinkan Anda membuat atau memeriksa invoice langsung dari smartphone di mana saja dan kapan saja. Kemudahan penggunaan ini menjadikan pengalaman mengelola invoice tidak lagi terasa kaku atau rumit.
Odoo Community vs Enterprise dalam Pembuatan Invoice
Odoo tersedia dalam dua edisi, yakni Community dan Enterprise, yang memiliki perbedaan dari segi fitur khususnya pada modul keuangan. Penting untuk memahami edisi mana yang Anda gunakan, karena antarmuka dan fitur invoicing dapat sedikit berbeda. Berikut penjelasannya:
Odoo Community Edition
Edisi Community adalah versi open-source gratis dari Odoo. Pada versi ini, Anda sudah mendapatkan modul Invoicing (Pemfakturan) yang mencakup fitur-fitur dasar untuk membuat dan mengirim faktur ke pelanggan. Modul ini cukup untuk bisnis kecil hingga menengah dalam mengelola penagihan standar. Meskipun tidak selengkap versi Enterprise, Odoo Community tetap memungkinkan Anda mencatat invoice penjualan, mencetak atau mengirimnya via email, mencatat pembayaran, dan melihat status invoice (draft, posted, paid). Semua fungsi dasar penagihan tersedia tanpa biaya lisensi, sehingga sangat membantu untuk efisiensi biaya perusahaan rintisan.
Fitur Invoicing di Community
- Pembuatan & Pengiriman Faktur: Membuat invoice pelanggan secara manual dan mengirimnya melalui email atau cetak PDF.
Pencatatan Pembayaran: Mencatat pembayaran yang diterima dan memperbarui status invoice menjadi Paidsecara otomatis.
Dashboard & Laporan Sederhana: Menampilkan daftar invoice beserta status (Draft, Posted, Paid, dll) dan memberikan laporan penjualan dasar.
(Catatan: Fitur akuntansi lanjutan tidak tersedia di Community secara default, namun dapat ditambah via modul komunitas tambahan bila diperlukan.)
Odoo Enterprise Edition
Edisi Enterprise adalah versi berbayar (berlangganan) yang mencakup seluruh fitur Odoo Community ditambah banyak fitur tambahan. Dalam konteks invoicing, Odoo Enterprise menyertakan modul Accounting penuh yang mencakup fungsi invoice sekaligus akuntansi menyeluruh. Artinya, selain bisa membuat invoice dasar, Anda mendapatkan kapabilitas akuntansi lanjutan yang bermanfaat bagi perusahaan yang membutuhkan pelaporan keuangan komprehensif. Edisi Enterprise juga mendapatkan update fitur lebih cepat dan dukungan resmi dari Odoo. Bagi bisnis skala menengah ke atas atau yang membutuhkan compliance akuntansi lebih kompleks, Enterprise edition sering menjadi pilihan.
Fitur Unggulan di Enterprise
Modul Accounting Lengkap: Tersedia modul akuntansi dengan fitur jurnal, buku besar, rekonsiliasi, dan laporan keuangan terintegrasi dengan invoicing.
Otomatisasi dan AI: Mendukung OCR bertenaga AI untuk pembacaan faktur vendor dan kwitansi, sehingga input tagihan bisa lebih cepat. Termasuk pula smart matching pembayaran otomatis untuk rekonsiliasi.
Integrasi Perbankan: Dapat terhubung dengan bank (melalui konektor seperti Plaid/Yodlee) untuk sinkronisasi mutasi bank dan otomatis memasukkan transaksi ke modul Accounting. Hal ini memudahkan pencocokan pembayaran invoice secara langsung dari rekening bank.
Laporan & Lokalitas Pajak: Menyediakan laporan keuangan mendalam, analisis laba rugi, neraca, serta mendukung lokalitas pajak negara (modul lokalisasi Indonesia tersedia, misalnya untuk e-Faktur Pajak).
Fitur Lanjutan Lain: Mendukung multi-currency dengan update kurs otomatis, manajemen assets & depreciation, konsolidasi multi-company, hingga fitur vendor bill OCR dan e-sign untuk mempercepat proses akuntansi.
(Dengan semua fitur di atas, Odoo Enterprise menjadikan proses invoicing terhubung langsung ke pembukuan perusahaan. Namun, bagi banyak bisnis UMKM, modul Invoicing di Community sudah cukup apabila kebutuhan akuntansinya tidak kompleks.)
Langkah-langkah Membuat Invoice di Odoo
Berapapun edisi Odoo yang Anda gunakan (Community maupun Enterprise), alur dasar pembuatan invoice relatif sama. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat invoice penjualan di Odoo hingga pencatatannya selesai:
Buka menu Invoices
Masuk ke modul Invoicing (Odoo Community) atau Accounting (Odoo Enterprise), lalu buka menu Customers → Invoices. Di sini Anda akan melihat daftar invoice yang ada beserta statusnya (draft, posted, paid, dll), serta tombol Create untuk membuat faktur baru.
Klik tombol Create untuk membuat invoice baru
Tekan tombol Create di layar daftar invoice. Odoo akan membuka form invoice baru dalam status Draft (konsep). Pada tahap ini, invoice belum memiliki nomor final hingga nanti diposting.
Isi detail pelanggan dan informasi faktur
Pilih pelanggan pada field Customer (pelanggan) yang akan ditagih. Setelah memilih Customer, Odoo otomatis mengisi Alamat penagihan sesuai data pelanggan tersebut (bisa diubah jika diperlukan). Tentukan Invoice Date (tanggal faktur) – misalnya tanggal hari ini atau tanggal penjualan – dan atur Due Date (jatuh tempo) sesuai termin pembayaran yang disepakati. Secara default, sistem akan menerapkan Payment Terms (termin pembayaran) bawaan pelanggan, misalnya 15 Hari atau 30 Hari bersih. Anda juga dapat menambahkan Payment Reference (referensi pembayaran, misal nomor PO atau kode proyek) jika perlu, untuk kemudahan pencatatan di jurnal.
Tambahkan produk yang ditagihkan
Beralih ke tab Invoice Lines di form invoice. Klik Add a line kemudian pilih Product yang ingin ditagihkan dari daftar produk. Tentukan Quantity (kuantitas) dan pastikan Price (harga) sudah sesuai dengan transaksi penjualan yang dilakukan. Jika produk sudah terdaftar dengan harga jual, Odoo akan otomatis mengisi harga dan menghitung subtotal. Sistem juga secara otomatis menghitung Taxes (pajak) sesuai pengaturan produk/pelanggan, serta menampilkan total Untaxed Amount, Tax, dan Total di bagian bawah invoice. Apabila invoice ini berasal dari Sales Order yang sudah dibuat sebelumnya, item produk beserta jumlahnya bahkan akan terisi otomatis berdasarkan order tersebut – Anda cukup memverifikasinya. Anda bisa menambahkan keterangan tambahan di invoice dengan tombol Add a section (untuk menambah judul/kelompok baris) atau Add a note (untuk menambah catatan) jika diperlukan, misalnya menulis syarat pembayaran atau ucapan terima kasih.
Simpan dan validasi invoice
Jika semua detail sudah benar, klik Save untuk menyimpan draft invoice. Selanjutnya, klik tombol Confirm (atau Post) untuk memvalidasi dan menerbitkan invoice tersebut. Odoo akan mengubah status invoice dari Draft menjadi Posted. Pada tahap ini, nomor invoice resmi akan terbit (misalnya INV/2023/00001) sesuai sequence yang diatur. Invoice siap dikirim ke pelanggan – Anda dapat mengirimkannya langsung via email dari Odoo dengan mengklik Send & Print, yang akan membuka formulir email dengan lampiran PDF invoice secara otomatis. Anda juga bisa mencetaknya dengan memilih opsi Print.
Catat pembayaran dari pelanggan
Setelah pelanggan melakukan pembayaran, buka kembali invoice tersebut dan klik tombol Register Payment untuk mencatat pembayaran. Akan muncul form pop-up untuk memasukkan detail pembayaran, seperti Journal (kas/bank masuk), Payment Method (metode pembayaran, misal transfer bank atau tunai), Amount (jumlah dibayar), Payment Date (tanggal bayar), dan Memo jika diperlukan. Isi sesuai pembayaran yang diterima, lalu klik Create Payment. Odoo akan menandai invoice tersebut Paid (lunas) secara otomatis dan mencatat entri jurnal yang sesuai. Status invoice pun berubah menjadi Paid sehingga Anda dapat dengan mudah melihat mana saja invoice yang sudah lunas vs yang masih terbuka.
Note: Proses di atas adalah untuk membuat Customer Invoice (faktur penjualan). Untuk tipe invoice lain seperti Vendor Bill (tagihan dari supplier) langkahnya serupa, namun melalui menu Vendor → Bills di modul Accounting. Prinsip dasar input dan validasi mirip, namun menghasilkan catatan hutang usaha alih-alih piutang.
Sekarang invoice Anda berhasil dibuat dan dikelola di Odoo. Seluruh proses dari pembuatan hingga pencatatan pembayaran dapat ditangani dalam satu sistem terpadu. Selanjutnya, kita bahas beberapa tips agar proses invoicing dengan Odoo makin optimal.
Tips Meningkatkan Efektivitas Invoicing di Odoo
Manfaatkan fitur follow-up otomatis
Atur Odoo untuk mengirim email pengingat pembayaran kepada pelanggan secara otomatis sebelum jatuh tempo invoice. Fitur follow-up ini akan membantu mengurangi risiko keterlambatan bayar, karena pelanggan diingatkan ketika invoice mendekati tenggat. Anda bisa menyesuaikan jadwal dan isi email pengingat sesuai kebijakan perusahaan.
Gunakan template invoice yang profesional
Sesuaikan tampilan faktur dengan branding perusahaan Anda. Odoo memungkinkan kustomisasi template invoice – seperti menambahkan logo, header/footer, atau mengubah warna – agar faktur yang dikirim terlihat profesional dan konsisten dengan brand bisnis (ingat motto Odoo: “Faktur Anda, style Anda”). Invoice yang tampil rapi dan beridentitas akan meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Buat invoice langsung dari Sales Order
Hindari pekerjaan ganda dengan memanfaatkan integrasi Sales dan Invoicing. Alih-alih membuat invoice secara manual dari nol, Anda bisa menghasilkan draft invoice otomatis dari Sales Order yang telah dikonfirmasi. Caranya, pada modul Sales, konfirmasikan sales order dan gunakan tombol Create Invoice (tergantung versi Odoo, bisa muncul pilihan saat konfirmasi order atau via smart button). Odoo akan membuat draft invoice berisi item sesuai order tersebut, sehingga Anda tinggal memverifikasi lalu mem-posting-nya. Ini menghemat waktu dan memastikan tidak ada item penjualan yang terlewat untuk ditagihkan.
Pantau status invoice secara berkala
Biasakan memeriksa daftar invoice di modul Invoicing/Accounting untuk melihat mana saja invoice yang belum dibayar. Anda dapat memanfaatkan filter status (Draft, Posted, Paid, Unpaid/Overdue) yang tersedia untuk menyaring invoice yang membutuhkan perhatian. Dengan memantau secara rutin, Anda dapat segera menindaklanjuti invoice yang sudah mendekati atau lewat jatuh tempo (misalnya dengan menghubungi pelanggan atau mengenakan denda keterlambatan sesuai kebijakan). Manajemen piutang yang proaktif akan menjaga arus kas bisnis tetap sehat.
Dengan menerapkan tips di atas, proses penagihan melalui Odoo akan semakin efisien. Semua tahapan, dari pembuatan hingga penagihan dan pencatatan pembayaran, dapat berjalan lancar dalam satu platform. Alhasil, Anda dapat fokus mengembangkan bisnis tanpa direpotkan oleh administrasi invoice yang rumit. Selamat mencoba membuat invoice di Odoo, semoga penjelasan ini bermanfaat dan selamat berinovasi dengan sistem ERP Anda!
